何かやらなくちゃいけないんだけど…
何をすればいいの？
謝恩会役員に決まった直後、正直に思ったのはーー
「それで、何からはじめればいいの？」でした。
なにをどうやるのかも分からない…
役員になった実感よりも、”やることが見えない不安”の方が大きかったのを覚えています。
前回の記事では、謝恩会役員の全体像についてまとめましたが、今回はもう少し具体的に、私たち役員会が最初にやったこと３つをまとめてみます。
これから役員になる方の参考になれば嬉しいです。
謝恩会役員で最初にやったこと３つ
私たち役員会がまず最初にやったのは、この３つでした。
- グループLINEで連絡体制を整える
- 前年度の資料や流れを確認する
- 全体スケジュールをざっくり把握する
10人でスタートした役員会。
10人もいるとみんなの認識を合わせるのは大変です。
そこで、まずはざっくりと情報を共有することから始めました。
特別なことではありませんが、これだけで気持ちがかなり落ち着き、意見交換も徐々に始まりました。
それぞれ詳しく説明します！
グループLINEで連絡体制を整えた
まず最初にやったのが、メンバーとの連絡体制づくり。
グループLINEを作り、自己紹介と初回顔合わせ日程を相談しました。
自己紹介は簡単に『〇〇の母です。謝恩会は未経験ですが～』くらいです。
これだけですが『〇〇ちゃんのママだ！』と分かっていくと、少しずつ緊張がほどけていきました。
そして、初回顔合わせの日程調整が始まったのですが、これが思っていたよりも大変で…
みんなそれぞれ仕事や家庭の予定があり、なかなか日程が合わない。
そして、お互いに気を遣いあってしまい、なかなか話が進まない。
しばらくこのような話し合いの場は参加する機会がなかったので、「大人の話し合いはたいへんだなぁ」と早々に実感しました。
しかし、ここで便利なのが「LINEのアンケート機能」。
話し合いの候補日を時間別にリスト化してアンケートを取れば、役員全員の意見を取ることができました。
結局、全員参加できる日程はなかったのですが、それでもこの機能のおかげで、８人が集まれる日を決めることができました。
このアンケート機能は、グループLINEで話し合っていくなかで何度も利用しています。
ちなみにLINEグループですが、私は
- 卒園児クラス（全体）
- 謝恩会役員（全体）
- 謝恩会役員（係）×２
計４つのグループLINEに参加しています。
もちろんその他にも、関わりある役員と個別にやり取りをすることも。
グループLINEでの話し合いは、仕事などで見れていないとどんどん置いて行かれてしまうのでデメリットもありますが、謝恩会役員として活動するうえでなくてはならないものでした。
このあたりのリアルなやり取りについては、別の記事で詳しくまとめようと思っています。
とにかくまずは”気軽に連絡が取れる状態”を作ること。
それが１番はじめにやったことです。
前年度の資料や流れを確認
まず気になったのは、「これってゼロから全部考えるの？」ということでした。
一緒に役員をすることになった先輩ママに「お兄ちゃんの時には何をしたの？」と聞いてみたり、インターネットで謝恩会とは何をするのか調べてみたり。
そんな中、保護者会役員さんが昨年度の謝恩会資料を役員全員に共有してくれました。
主にプログラム内容と、先生たちへ贈る記念品のリストです。
この資料で分かったことは、私の息子が通うこども園では、コロナ禍前は先生たち・卒園児・保護者でお弁当を食べながら談笑をしての謝恩会だったようですが、コロナ禍後は『飲食なし・卒園児からの歌のプレゼントと記念品贈呈』くらいのシンプルな謝恩会になっているということでした。
また、記念品も卒園児と先生たちへ贈り、先生たちは理事長先生・園長先生・担任・その他の先生など、細かく品目を変えてプレゼントしていたこともわかりました。
私は先生たちへ贈る記念品をそんなに細かく変えると思っていなかったので、資料を見たときには驚いたのを覚えています。
もちろん、その年度によって多少内容は違ってきますが、『大体こんな感じ』という実際の資料があるだけで、本当に気持ちが楽になりました。
ネットで調べてみることももちろん大事なことですが、その園で行われた謝恩会の過去の資料があるなら、それは本当にありがたい存在です。
真っ白な状態からのスタートではない。
それだけで、不安が軽くなったのを覚えています。
全体スケジュールをざっくり把握
細かいことを決める前に、まずは大まかな流れを確認しました。
- 卒園式・謝恩会はいつか
- どんなことができるのか
- 準備はいつから動き始める必要があるのか
私たちは謝恩会役員会が発足した時期が遅く12月だったので、みんな焦っている雰囲気がありました。
初回顔合わせの日まで、グループLINEで記念品の候補と謝恩会で何ができそうかの案を出し合うことに。
そうしたおかげで、初回顔合わせ時には記念品の品目とプログラム案の仮決定、それぞれいつまでに準備をするべきかをざっくり決めることができました。
詳しく説明すると、記念品は『園児と先生の顔写真入りマグカップ』を贈ることにしたので
- 早割で注文するための締切日
- いつごろまでに顔写真のデータを集める必要があるか
- 卒園児の保護者にデータ提出のお願いを配信するタイミングはいつにするか
という感じです。
プログラムではメモリアルムービーを上映することになったので、こちらも同じようにざっくり目安の日程をたてました。
ここで大事だと感じたのは、完璧に決めなくていいということ。
早割で注文する必要があるものは締切日は決まってしまいますが、あとはざっくりでも見通しがつけば、なんとか進んでいきます。
それに、大まかな見通しを全体で共有していれば、それぞれの係内で細かい段取りを決める時にも、大きな混乱はしにくいです。
ざっくりでいいから
『今はここにいる』
『次はこれを考える』
それが分かるだけで、気持ちの整理がつきました。
ただ１つ失敗したことがあります…
それは事前に『謝恩会で使っていい時間を確認し忘れた』こと。
昨年のプログラムにメモリアルムービーを足したくらいの変更だったので、時間的には大丈夫だろうと思っていたら、後から園長先生に確認すると、準備・片付けを含めると使える時間を超えてしまうことが分かりました。
しかし、分かった時にはもう動画制作も完成間近。
謝恩会中の動線や流れを効率化することで、なんとかギリギリ時間内に収まるかどうかの時間に調整しました。
大丈夫だろうと思わずに、謝恩会に使える時間の把握もしっかりしておくべきだったと反省しています。
正直、この３つだけで十分だった
振り返ってみると、最初にやったことは本当にシンプルでした。
連絡手段を整えて、情報を共有し、スケジュールを把握する。
たったこれだけですが、この３つが整ったことで
- 何も分からない状態
- 漠然とした不安
からは抜け出せた気がします。
そして、ほかの役員と少しづつ交流・情報の共有が始まることで、「一人じゃないんだ」という安心感も生まれ、なんとかなりそうという気持ちに変化していきました。
いきなり完璧を目指さなくて大丈夫。
まずは
✔️連絡を取れる状態にする
✔️情報を確認する
✔️全体の流れを知る
それだけで、十分スタートになります。
自分ひとりで焦ったり、プレッシャーを感じてしまいそうになりますが、『焦りや不安を感じているのは自分だけじゃない。大丈夫』と思えたことも大きかったです。
まとめ
まずは小さいことから動いてみよう！
園生活の最後に感謝を伝える謝恩会。
その役員は大きな役割に感じ、ほとんど全員がプレッシャーや不安を感じながらのスタートになると思います。
大変なことをやらなければいけないと気負いがちですが、最初の一歩は意外と小さいものでした。
大事なことは、一人で焦らず、悩まず、共有しあうこと。
それだけで、安心感や一体感が生まれてきます。
この後、話し合いを進める中で、意見の食い違いやしんどいなと思うことがありましたが、
- 連絡体制を整えたこと
- 資料や流れを共有していること
- 大体のスケジュールを把握していること
この３点をおこなったことは、混迷した話し合いを少しでも進める助けになりました。
『最初にやったと言っても、こんなこと？』
と思われるかもしれませんが、漠然とした焦りや不安を感じている方がいるなら、どんな小さなことからでも動いてみれば、意外とハードルは低いかもしれません。
次は役割分担をどう決めたのかについてもまとめていきたいと思います。
