謝恩会役員の活動が始まって、正直いちばん大変だと感じたのが——
グループLINEでのやり取りでした。
連絡手段としては便利なはずなのに、
・気づいたら話が進んでいる
・誰も決めないまま時間だけ過ぎる
・発言しづらい空気になる
など、想像以上に戸惑うことが多くて…。
今回は、実際に私たち役員のグループLINEで起きたことをもとに、
リアルな大変さと気づきをまとめてみます。
少し目を離すと話についていけない問題
え！？今こんな話になってるの？
なんで？？どうして？？
グループLINEでまず感じたのは、
少し目を離しただけで話が進んでいること。
仕事や家事でスマホを見られない時間があると、
その間にやり取りがどんどん進んでいて、
「え、今この話になってるの？」と
置いていかれる感覚になることがありました。
初めに感じたことは、議論が盛り上がっていると通知の数がとても多い。
自分が仕事や家事で手が離せない時に、ほかのメンバー間でトークのラリーが続いていると、あっという間に通知数が十数件になります。
初めてその通知数を見た時には『この短時間で、こんなに来てるの！？』と驚きました。
そして困ったのは、１つ１つのトークが長文なこと。
議論が白熱してくると、みんなそれぞれ思いがあるので自然と文が長くなっていきます。
それも、その時に議論している人たちで盛り上がっていくので、リアルタイムで参加していない人は、未読の長文LINEが山積みに…
スクロールをしまくって、いくつもの長文LINEを読んで、それを理解し今の状況に追いついていかなければならない。
これが本当に大変で、私は通知数を見るたびに正直げんなりしていました。
役員メンバーと子供のお迎え時に会った時に
『グループLINE読んだ？あれどういうこと？私ついていけなくて…』
と、相談されたこともあります。
例えば、Aの方向で進んでいたのに、少し目をはなしていたらBの方向に動き出している。
１０人いた役員会ですが、グループLINEでの話し合いについていけなかった人はきっと何人もいたと思います。
通知は来ているのに、なかなか全部を追うのは大変…
私は「ちゃんと把握しなきゃ」と思うタイプなので読み込んでいましたが、負担に感じることもありました。
沈黙勢が増えていく空気
既読はつくのに話が進まない
やり取りの中で多かったのが、
既読はつくのに誰も発言しない状態。
これは、話し合いが混迷してきた時に特に多くみられました。
前項で書いたように、数人で議論が白熱し、残りの人には未読・長文LINEが積みあがっていく…
そうなると
『私ついていけてない…』
『それで、今はどういう状況？なんて言ったらいいの？』
『議論してくれてる人たちで決めてくれるかな？』
そう思うメンバーが多くなっていったんだと思います。
でも、議論している人たちからしたら
『なんで発言しないの？』
『賛成でも反対でもいいから、何か言ってほしい』
そんな空気も感じました。
私は頻繁に議論を交わすタイプではないのですが、思ったことは発言するように心がけていたので、ところどころ意見するスタンス。
沈黙にたえられなかったという理由もあります。
そのくらいの距離感だったからか、議論しているメンバーと発言できないメンバー、どちらからも話が入ってきて気持ちがわかるので、LINEでの話し合いの難しさを実感しました。
優しさが議論を止めてしまうことも
今振り返ると、
みんなが気を使っていたからこそ、
・強く意見を言えない
・否定するのが申し訳ない
・誰かの意見を待ってしまう
という状況にもなっていた気がします。
例えば、私たちで言うと
『Aみたいな演出があるよ！』
『Bのやり方もあったよ！』
『そしたらAの演出をBのやり方も加えてやろうか？』
という風に、どんどん意見が採用されていきました。
優しい人ばかりだったので
『いや、時間が押しそうだからやめない？』
と提案する人がいなくて、
『せっかく提案してくれたから…』
と採用していったのです。
そして、そのしわ寄せがきたのが話し合いの後半。
思ったより謝恩会に使える時間が少ないと分かった時です。
もうやることは決まって動き出している。
でも予定時間を押してしまう。
そこで私たちはどうしたかというと、プログラム順を考えなおしたり、効率の良い動線を考えたり、動きが少なくて済む席順を考えたり…と、かかる時間をできるだけ短縮できるよう工夫しました。
しかし、ここで新たな問題が発生し、議論が足踏み状態にー
その話は、また別の記事で詳しく書こうと思います。
優しい人が多いほど、逆に話が進まない。
そんなもどかしい空気を感じていました。
LINEアンケートとリーダーで一気に進んだ
そんな停滞していた流れが変わったのが、
LINEのアンケート機能を使ったとき。
選択式にすることで、
「どれがいいですか？」
→「これに投票する」
というシンプルな流れになり、沈黙していたメンバーたちも気軽に意思表示ができるようになりました。
集まって話し合う日程を決める件でもそうですが、卒園児が歌う歌の選曲、プログラム順を決める時など、さまざまな場面で使えます。
多数決のほかにも、卒園児クラス全体のグループLINEでは、謝恩会役員を選出する時にもこのアンケート機能を使っていますし、希望者のみ購入の記念品購入アンケートもこの機能を使ってLINEでおこないました。
もちろんアンケートでも意見が割れることがありますが、そんな時には保護者会会長が
『ではこの案で進めましょう！』
と方向を示してくれたことで、スッと話し合いが進んでいきました。
裏で話が進んでいて置いていかれる感覚
グループLINEだけでなく、個別でやり取りが進んでいたこともあり、
『その話、知らなかった…』と戸惑う場面もありました。
グループLINEで議論が停滞し始めた時など、裏で個人間で話し合いをしている事があったんです。
もちろん、少ない人数で話した方が議論がスムーズに進むと思います。
でも、その状況を知らずにグループLINEの内容だけを見て意見を考えている時に
『実はこういう方向で考えなおしてました』と言われると
『え！？そうだったの！？』と、戸惑いました。
もちろん悪気はないと思うのですが、情報の共有がバラバラになると、
どうしても”ついていけていない感覚”が出てしまいます。
この時は、役員内で細かい役割分担・係が決まっていなかった頃。
このことがきっかけとなり
『最初に役割分担や担当を決めておけばよかったね』
との意見が聞かれ、担当をハッキリ分けることにしました。
皆さんは、早めに係分けや担当を決めることをオススメします。
誤解と謝罪が生まれる空気
ちょっとした一言で誤解が生まれる
LINEでの話し合いが混迷している時、みんなたくさん考えて、考えが伝わるように詳しく文章を書いていくと、おのずと長文になりがちです。
みんな仕事や家事で忙しい合間をぬって、通知を見たり考えたりしている状況で、長文LINEを読み、意図を理解し返事をするのは本当に大変。
しっかり読んで理解したつもりだったけど、書いた人の意図とは違っていたり、そもそも読み落としていた通知があるのはしょうがないことです。
私も急いで読んでいたからか、書いた人の意図とは違った解釈、発言をしてしまったことがありました。
その時、なんとなくLINEの空気が変わったように感じて、急いで以前のLINEを読み直したら、私が場違い発言をしていることが発覚。
すぐに謝りました。
みんな『大丈夫だよ！謝らないで！』と言ってくれましたが、あの時は焦りました。
その後も、ほかのメンバーが勘違いや見落としの発言で謝る事例が発生。
複数人での文章での話し合いは難しいと実感しました。
発言しづらくなっていく流れ
前述したように誰かが謝罪すると、
『自分も気をつけなきゃ』
『下手なこと言って、謝ることになったら嫌だな・・・』
という空気になり、徐々に発言しづらくなっていきました。
ただでさえ沈黙勢がいるのに、さらに発言しずらい雰囲気になっていくと、意見を出すのは限られた人たちのみに。
そうすると、発言している人は
『黙っている人もイエスかノーかだけでも意見出して！』
と不満を感じているようでした。
私はその『意見を待っているけど誰も答えない空気』がとても嫌だったので、
- 投げられた問いには答える
- ん？と引っかかることがあれば聞いてみる
- 疑問は共有し解決する
この３つを心がけて、流れが止まらないように意識していました。
それでも流れが止まる時、そんな時に上手くまとめてくれていたのは、やはり保護者会会長。
発言しづらい空気にしないことが１番ですが、そんな時でも意見を出す勇気と、まとめて引っ張ってくれるリーダー的存在が、とても大事だと思いました。
最初に決めておけばよかったこと
実際にやってみて感じたのは、
最初の段階でルールを決めておく大切さです。
例えば、
・役割分担を明確にする
・情報はグループで共有する
・決め方のルール（多数決など）を決める
こういったことを最初に決めておけば、もう少しスムーズに進められたかもしれません。
私たちも役割・係をしっかり分けてからは、山のような未読通知は減り、話し合いも少人数で発言しやすくなりました。
係分けのほかに、話が行き詰った時にまとめて引っ張ってくれるリーダー的存在を決めておくのもオススメです。
謝恩会役員の人数にもよるかもしれませんが、１０人も集まると、発言する人・しない人、山のような通知がくる状況になるので、最初のうちから役割・係ごとに分かれておけば良かったと反省しています。
まとめ
便利だけど難しい！
それでも、なくてはならない機能！
グループLINEはとても便利な反面、
使い方によっては難しさも感じるツールでした。
どんなに対策をしながら話し合っていても、順調に進んでいくことばかりではないと思いますが、少し意識をするだけで、すこしでもスムーズに進められたらいいなと思います。
私の体験が、これから謝恩会役員をされる方の参考に、少しでもなれば嬉しいです。
次は、実際にどのように役割分担を決めたのかについても
まとめていきたいと思います。
